Yksilökohtainen opiskeluhuolto

Monialainen asiantuntijaryhmä kootaan tapauskohtaisesti opiskelijan tueksi silloin, kun hänen huolta herättävän tilanteensa varhaiseen selvittelyyn ja hoitamiseen tarvitaan eri alojen asiantuntijoita ja etenkin silloin, kun tarvitaan monialaista yhteistyötä opetushenkilöstön ja opiskeluhuollon palvelujen henkilöstön välillä. Monialaisuudella tarkoitetaan sitä, että paikalla on opiskeluhuollon eri ammattiryhmien edustajia. Monialaisuus ei määrity paikallisen hallintokuntamäärittelyn mukaan vaan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä opetustoimen lainsäädännön mukaisesti.

Monialaisen asiantuntijaryhmän tehtävänä on tukea opiskelijaa ja hänen oppimisedellytyksiään. Sen sijaan opettajan tai muun henkilöstön työnohjaus, koulun työrauhaongelmat, kurinpidollisten toimenpiteiden arviointi tai erityisen tuen päätöksiin liittyvät konsultaatiotehtävät ovat opetuksen järjestämiseen liittyviä tehtäviä, joita ei käsitellä opiskeluhuoltolaissa tarkoitetussa asiantuntijaryhmässä. Tästä syystä niiden käsittelyyn ei myöskään perusteta opiskeluhuoltolaissa tarkoitettuja monialaisia asiantuntijaryhmiä.

Erityisesti luokanopettajan tai ryhmänohjaajan on suotavaa olla monialaisen asiantuntijaryhmän jä- senenä, jos opiskelijan suostumus siihen on saatavissa. Opettaja ja ryhmänohjaaja tuntevat usein parhaiten opiskelijan päivittäiset, opiskeluun liittyvät ongelmat.

Koska asiantuntijaryhmä kootaan nimenomaisesti tukemaan opiskelijaa, lähtökohtana on, että opiskelija – sekä tilanteen mukaan huoltaja tai muu laillinen edustaja – osallistuvat aina monialaisen asiantuntijaryhmän kokouksiin. Ryhmään kuuluvat ammattilaiset voivat ryhmässä käydyn keskustelun lisäksi tarvittaessa käydä keskinäisiä konsultaatioita ja vaihtaa kyseisen opiskeluhuollollisen asian hoitamiseen välttämättömiä tietoja salassapitovelvoitteiden estämättä. Näistä keskinäisistä konsultaatioista ja keskusteluista tehdään asianmukaiset kirjaukset opiskeluhuoltokertomukseen ja tarvittavin osin myös niihin osallistuneiden sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten omiin potilas- ja asiakaskertomuksiin.

Molempia lapsen yhteishuollosta vastaavia huoltajia pyydetään silti osallistumaan monialaisen ryhmän työskentelyyn, ellei alaikäinen ole pätevästi sitä kieltänyt. Jos kuitenkaan huoltajien yhteistyö ei lapsen edun kannalta ole rakentavaa – esimerkiksi vaikean huoltoriitatilanteen vuoksi – voidaan heidän kanssaan työskennellä erikseenkin. Ryhmän kokoonpanosta ja työskentelyn aloittamisesta voidaan sopia suullisestikin, mutta ensimmäisessä kokouksessa on hyvä pyytää suostumus kirjallisena. Ennen kuin opiskelija tai huoltaja antaa suostumuksensa, on varmistuttava, että häntä on informoitu asianmukaisesti ryhmän toimintaperiaatteista sekä siitä, että asiantuntijaryhmän jäsenillä on oikeus ilmaista toisilleen kaikki asian hoitamisen kannalta välttämättömiksi katsomansa salassa pidettävätkin tiedot sekä oikeus konsultoida muita asiantuntijoita. Monialainen asiantuntijaryhmä ei ole tapauksesta toiseen vakiokokoonpanolla kokoontuva ryhmä, vaan se muodostetaan oppilaitoksen opiskeluhuollon eri toimijoista aina tapauskohtaisesti ja kokoonpanoltaan kulloisenkin yksittäisen opiskelijan tarpeen mukaisesti. Asiantuntijaryhmän jäsenet voivat myös tarpeen mukaisesti vaihtua asian edetessä. Tällöin uusien jäsenten osalta on saatava opiskelijan tai huoltajan suostumus kuten perustamisvaiheessakin.

Ryhmän kokoaa se opiskeluhuollon toimija, joka havaitsee monialaisen opiskeluhuollon tarpeen. Ryhmän kokoamista ei voi määritellä tietyn henkilön tai ammattiryhmän tehtäväksi. Ryhmän asettaminen ei edellytä hallintopäätöstä, vaan asiantuntijaryhmän jäsenet ilmenevät sen perustamista tai mahdollista kokoonpanon muuttamista koskevasta suostumuksesta sekä opiskeluhuoltokertomuksesta.

Yksilökohtaisen monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisiin voi ryhmän jäsenten lisäksi osallistua myös muita henkilöitä (esimerkiksi opiskelijan läheisiä tai opiskeluhuollon yhteistyötahoja) opiskelijan, tai hänen kypsyystasonsa niin edellyttäessä huoltajan tai muun laillisen edustajan, kirjallisen suostumuksen perusteella. Näistä ulkopuolisista osallistujista ei kuitenkaan tule asiantuntijaryhmän jäseniä.

Opiskelijalla on yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa ikänsä ja kehitystasonsa mukainen itsenäinen asema. Painavasta syystä opiskelija voi kieltää huoltajaansa tai muuta laillista edustajaansa osallistumasta opiskeluhuoltoaan koskevan asian käsittelyyn tai antamasta tälle opiskeluhuoltoasiaansa koskevia tietoja. Edellytyksenä on, ettei se ole opiskelijan oman edun vastaista. Arvion tästä tekee aina sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö. Myös käsiteltävän asian laatu vaikuttaa opiskelijan itsenäiseen päätösvaltaan. Lain mukaan on toimittava aina ensisijassa opiskelijan edun mukaisesti.

Edellä esitetystä seuraa, että yhteydenotto huoltajiin ja heidän pyytämisensä mukaan monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisiin edellyttää opiskelijan suostumuksen silloin, kun hän on ikänsä ja kehitystasonsa mukaan kykenevä päättämään asiasta. Silloinkin, kun opiskelija on jo itse kykenevä tekemään päätöksiä, hänen suostumuksellaan on hyvä tehdä yhteistyötä huoltajien kanssa. Huoltajien mukanaolo on usein tärkeä tuki opiskelijalle.

Jos opiskelija kieltää yhteydenoton huoltajaan, huoltajan osallistumisen monialaiseen asiantuntijaryhmään tai tietojen annon huoltajalle, ohjataan opiskelija psykologin, kuraattorin, terveydenhoitajan tai lääkärin vastaanotolle iän, kehitystason ja edun toteutumisen arviointia varten. Opiskelijan kantaa yhteistyöhön huoltajien kanssa opiskeluhuollollisissa asioissa on syytä kysyä aina toisen asteen opinnoissa, useimmiten peruskoulun yläluokilla ja tilanteen mukaan joskus jo aiemminkin. Esiopetuksessa ja alimmilla luokilla suostumuksen monialaisen asiantuntijaryhmän perustamiseen antaa yleensä huoltaja.

Lain mukaan huoltajalla ei ole oikeutta kieltää alaikäistä opiskelijaa käyttämästä opiskeluhuollon palveluja tämän iästä riippumatta. Huoltajan halu kieltää palvelu voi perustua pyrkimykseen salata esimerkiksi vakava perheessä esiintyvä päihde- tai ihmissuhdeongelma, perheväkivalta tai lapsen kaltoinkohtelu. Sellaisissa tapauksissa saattaa syntyä peruste tehdä sosiaalitoimelle lastensuojeluilmoitus taikka poliisille ilmoitus epäillystä lapseen kohdistuneesta väkivaltarikoksesta tai uhkaavasta perheväkivallasta. Lapsen hätä on aina otettava todesta.

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan opiskeluhuollon kertomuksiin, jotka tallennetaan eri rekistereihin. Näitä asiakaskertomuksia ja rekistereitä koskevat eri säännökset riippuen siitä, missä tehtävässä ja käyttötarkoituksessa tiedot tallennetaan. Rekisterinpitäjänä toimii se taho, jolla on järjestämisvastuu kustakin tehtävästä.

On huomattava, että opetuksen tai koulutuksen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarkoitetut oppilas- ja opiskelijarekisterit eivät kuulu opiskeluhuoltolain piiriin. On myös huomattava, että opiskeluhuollon psykologin kertomusten rekisteri ja opiskeluhuollon kuraattorin kertomusten rekisteri on käyttötarkoituksensa vuoksi pidettävä erillään järjestämisvastuussa olevan rekisterinpitäjän muista rekistereistä.

Opiskeluhuollon rekisterit

Opiskeluhuollon rekistereitä ovat:
1. Opiskeluhuoltorekisteri, jota ylläpitää koulutuksen järjestäjä;
2. Neuvolan, kouluterveydenhuollon ja opiskeluterveydenhuollon potilasrekisterit, jotka ovat osa järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekisteriä;
3. Opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekistereistä;
4. Opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan rekistereistä.

Kaikkiin näihin asiakirjoihin kuitenkin sisältyy usein sosiaali- ja/tai terveydenhuollon arkaluonteisia henkilötietoja. Niiden salassapito ja suojaaminen edellyttävät aina, että sanotuista rekistereistä vastaavat henkilöt tuntevat kyseisten tietojen käsittelyä koskevat erityissäännökset. Kuhunkin rekisteriin sisältyviä tietoja saa käsitellä ja hyödyntää vain siinä käyttötarkoituksessa, jossa ne on tallennettukin.

Poikkeuksen edellä esitetystä voi tehdä vain, jos laki tai asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa lainmukainen suostumus sen sallivat. Esimerkiksi potilastietoja saa luovuttaa vain kirjallisella suostumuksella toiselle rekisterinpitäjälle tai samallekin rekisterinpitäjälle toiseen käyttötarkoitukseen, ellei laki erityisin perustein oikeuta tai velvoita luovuttamaan tietoja.

Tällainen lakiin perustuva oikeus koskee muun muassa opiskeluhuoltolaissa säädettyä monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenten keskinäistä tietojenvaihtoa ja perusopetuslain 40 §:ssä säädettyä oikeutta ilmaista opiskeluhuollon toimijoille sekä oppilaan opettajille, rehtorille ja opetuksesta vastaavalle viranomaiselle opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja. Jos oikeus saada tai luovuttaa kaikki tarpeelliset salassa pidettävät tiedot perustuu lakiin, ei suostumusta pidä pyytää lainkaan – suostumuksella ei tällöin ole oikeudellista merkitystä, eikä opiskelijan tai huoltajan kielteinen kanta voi luovutusta estää. Tosin asiakasta on yleensä luottamuksen säilyttämiseksi syytä informoida luovutusoikeudesta tai -velvollisuudesta taikka jo toteutetusta luovutuksesta. Erityinen luottamusongelma syntyy, jos opiskelija tai huoltaja ensin kysyttäessä kieltää antamasta tietojaan, mutta ne annetaan myöhemmin kuitenkin perusopetuslain 40.2 §:n tai 41.4 §:n perusteella opiskelijan opetuksen asianmukaiseksi järjestämiseksi.

Saman rekisterinpitäjän alaisena tai toimeksiannosta toimiva ammattihenkilö saa henkilötietolain perusteella käsitellä omalla tehtäväalueellaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä edellyttämin tavoin. Esimerkiksi opiskeluhuollon kuraattori on oikeutettu ilman erillistä suostumusta käsittelemään myös muiden opiskeluhuollon kuraattoreiden opiskelijasta laatimia asiakaskertomuksia ja muita opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteriin tallennettuja asiakasasiakirjoja, jotka ovat tarpeen hänen hoitaessaan omia työtehtäviään. Asiakasrekisterit ovat opiskelijakohtaisia, eivät työntekijäkohtaisia.

Periaate on kaikissa opiskeluhuollon kertomuksissa sama kuin terveydenhuollossa, jossa kukin ammattihenkilö laatii potilaskertomukseen omat kirjauksensa. Seuraava saman rekisterinpitäjän toimeksiannosta samaa potilasta hoitava ammattihenkilö on oikeutettu lukemaan ne suostumusta kysymättä, kun se on perusteltua hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja potilaan tilanteen arvioimiseksi. Hyvään käytäntöön nimenomaisesti kuuluu, että esimerkiksi lääkäri tai terveydenhoitaja paneutuu jo ennen vastaanottoa potilaan tilanteesta ja toteutetuista toimenpiteistä aiemmin tallennettuihin tietoihin. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun hän jatkaa toisten ammattihenkilöiden aiemmin toteuttamaa hoitoa ja tutkimuksia, tai kun niillä voi olla vaikutusta potilaan tilanteen arvi oinnissa. Kirjausten keskeinen tehtävä on välittää aiemmin asiaa hoitaneiden tekemät havainnot sekä heidän toteuttamansa toimenpiteet ja tilanteeseen liittyvät ammatilliset käsityksensä seuraaville hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja kokonaiskäsityksen luomiseksi.

Muita rekistereitä

Opiskeluhuollon palveluista vastaavat ammattihenkilöt laativat asiakastyön edellyttämät kirjaukset omaa ammattialaansa koskevien säännösten mukaisesti. Siten koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö sekä opiskeluhuollon psykologit kirjaavat opiskelijoiden yksilötapaamiset potilaskertomuksiin sekä muihin potilasasiakirjoihin. Ne tallennetaan käyttötarkoituksensa mukaisesti toiminnan järjestämisestä vastaavan rekisterinpitäjän potilasrekisteriin sekä siitä erilliseen opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteriin. Potilastietojen käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (potilaslaki) ja sen nojalla annetussa potilasasiakirja-asetuksessa sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetussa laissa (159/2007, asiakastietolaki).

Kuraattorit puolestaan kirjaavat opiskelijan yksilökäynnit opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joka tallennetaan opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteriin. Siihen tallennettujen tietojen salassapitoon ja tietojen luovutustilanteisiin sovelletaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia (812/2000, sosiaalihuollon asiakaslaki) sekä sosiaalihuoltoon soveltuvin osin asiakastietolakia. Opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin sovelletaan lisäksi uuden sosiaalihuoltolain (1301/2014) säännöksiä sekä palveluissa syntyviin asiakaskertomuksiin ja muihin asiakasasiakirjoihin uutta lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, asiakasasiakirjalaki). Molemmat lait tulivat voimaan 1.4.2015.

Jos koulutuksen järjestäjä toimii opiskeluhuollon psykologin potilasrekisterin tai opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä, sen on nimettävä näille rekistereille sanotun alan ammattipätevyyden omaava vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö huolehtii kyseiseen toimintaan liittyvien tietojen asianmukaisesta rekisterinpidosta sekä päättää vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta niille, joilla on tiedon saantiin lain mukaan oikeus.

Edellä esitetyn lisäksi potilas- ja asiakasrekistereihin sähköisesti tallennettujen potilastietojen sekä sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn sovelletaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, asiakastietolaki). Lakia sovelletaan tietyin osin riippumatta siitä, onko rekisterinpitäjä liittynyt valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon, Kantaan, vai ei taikka siitä, onko rekisterinpitäjä viranomainen vai yksityinen palvelunantaja.

Asiakastietolain 2 luvussa säädetään asiakastietojen sähköisen käsittelyn yleisistä vaatimuksista. Näihin kuuluu muun muassa velvollisuus pitää rekisteriä omien asiakastietojärjestelmien ja asiakasrekistereiden käyttäjistä ja näiden käyttöoikeuksista. Asiakastietojen kaikesta käytöstä ja luovutuksista on kerättävä seurantaa varten käyttö- ja luovutuslokirekisterit, joihin kerättävistä tiedoista säädetään laissa yksityiskohtaisesti.

Asiakastietolaissa säädetään myös muun muassa potilas- ja asiakastietojen käsittelyyn käytettäviltä tietojärjestelmiltä edellytettävistä vaatimuksista sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiä käyttävien palvelunantajien velvollisuudesta laatia omavalvontasuunnitelma ja nimetä tietosuojavastaava. Myös koulutuksen järjestäjän on otettava nämä säännökset huomioon ja täytettävä niiden asettamat vaatimukset potilas- ja asiakastietojen käsittelylle, mikäli se päättää järjestää itse kuraattori- ja psykologipalvelut.

Monialaisen asiantuntijaryhmän opiskeluhuoltokertomus

Yksittäistä oppilasta koskevan asian käsittelystä asiantuntijaryhmässä laaditaan oppilashuoltokertomus. Ryhmän vastuuhenkilö kirjaa yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot oppilashuoltokertomukseen. Kirjauksia voivat tehdä myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet. Kertomus laaditaan jatkuvaan muotoon, joka etenee aikajärjestyksessä. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki edellyttää, että kertomukseen kirjataan seuraavat asiat:

Oppilashuoltokertomukset sekä muut oppilashuollon tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä oppilasta koskevat asiakirjat tallennetaan oppilashuoltorekisteriin. Opetuksen järjestäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja ylläpitää edellä mainittua rekisteriä. Oppilashuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä oppilasta taikka muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä.

Luottamus on keskeinen edellytys sille, että monialainen asiantuntijaryhmä voi tukea opiskelijaa ja tarvittaessa hänen huolenpidostaan ja kasvatuksestaan vastaavia tai muita hänen läheisiään. Salassapitosäännösten keskeinen merkitys on siinä, että ne turvaavat tätä luottamusta. Salassapitovelvoitteista voidaan poiketa vain joko sen henkilön nimenomaisella suostumuksella, jonka suojaksi nuo velvoitteet on säädetty, taikka laissa säädetyin perustein.

Opiskeluhuollossa käsiteltävät tiedot ovat lähes poikkeuksetta salassa pidettäviä. Tämä seuraa jo siitä, että opiskeluhuollon palveluissa tallennettavat potilas- ja asiakastiedot ovat luonteeltaan yksityiselämän suojan ydinalueeseen kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja. Tällaisia arkaluonteisia henkilötietoja koskee henkilötietolain mukaan käsittelykielto. Tästä poikkeuksena niitä saa kuitenkin käsitellä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, kunhan käyttötarkoitus on sama, jossa ne on tallennettukin Myös ne seikat, jotka aiheuttavat opiskelijalle ongelmia oppia tai sopeutua kouluyhteisöön, ovat usein luonteeltaan saman tyyppisiä yksilöön tai perheeseen liittyviä henkilötietoja, jotka ovat salassa pidettäviä.

Ehdottomasti salassa pidettävät tiedot

Ehdottomasti salassa pidettäviä ovat muun muassa – asiakirjat, jotka koskevat opiskeluhuoltoa ja opiskelijan opetuksesta vapauttamista – koesuoritukset – sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja – asiakirjat, joista ilmenevät yo-tutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden tehtäviä koskeva koulukohtainen jako, kunnes vuosi on kulunut kyseisestä tutkintokerrasta;

sekä muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja
– henkilön vuosituloista, kokonaisvarallisuudesta tai taloudellista asemasta
– sosiaalihuollon asiakkaasta tai työhallinnon henkilöasiakkaasta sekä tämän saamasta etuudesta tai tukitoimesta taikka sosiaalihuollon tai työvoimahallinnon palvelusta
– henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta tai hänen saamastaan terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta
– henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta
– psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta
– henkilön poliittisesta vakaumuksesta, yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä, elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksiin (poikkeuksena osallistuminen poliittiseen toimintaan)
– perhe-elämästä tai muista verrattavista henkilökohtaisista oloista
– henkilön salassa pidettävistä yhteys- ja sijaintitiedoista, joita ovat

Viimeksi mainittu salassapitovelvoite pohjautuu terveyden tai turvallisuuden uhkan vuoksi annettuun turvakieltoon, joka ilmenee väestötietojärjestelmästä. Viranomainen, jolle on luovutettu turvakiellon kohteena olevia tietoja, ei saa luovuttaa tietoja edelleen eikä antaa niitä sivullisen nähtäväksi tai käsiteltäväksi, jollei laissa toisin säädetä. Viranomaisen on myös huolehdittava siitä, että tietoja saavat käsitellä vain sellaiset henkilöt, joiden tehtäviin kyseisten tietojen käsittely välittömästi kuuluu. (laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009, 36 ja 37 §).

Turvakiellossa olevat yhteys- ja sijaintitiedot saattavat joutua erehdyksessä esimerkiksi sellaiselle alaikäistä koskevan huoltoriidan toiselle osapuolelle tai huollosta erotetulle vanhemmalle, jolla on oikeus saada koulusta tai sosiaali- ja terveydenhuollosta lasta koskevat tiedot. Tällaiset yhteys- ja sijaintitiedot on poistettava asiakirjoista luovutettaessa alaikäisen tietoja.

Salassa pidettävät tiedot

Opiskeluhuoltolain mukaan koulutuksen järjestäjä ei saa käyttää opiskeluhuollon rekisteriin sisältyviä tietoja muuhun kuin ko. yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen, ellei laissa säädetä toisin (21 §).

Salassapitovelvollisuus merkitsee, että salassapitovelvollinen ei saa antaa sivullisille yksilökohtaisen opiskeluhuollon asiakirjoihin sisältyviä tai muutoin tietoonsa saamia yksittäistä opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole:

1. ao. henkilön suostumusta tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa suostumusta; taikka

2. tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa säännöstä.

Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei osallistu asianomaisen opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon tarpeen selvittämiseen tai sen toteutukseen tai niihin liittyviin tehtäviin.

Salassapitovelvollisia ovat opiskeluhuoltolain mukaan:

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekistereihin tallennettavien tietojen käsittelyyn sovelletaan aiemmin mainittujen erityislakien ohella yleislakeina ensisijaisesti julkisuuslakia ja toissijaisesti henkilötietolakia (523/1999). Julkisuuslakia sovelletaan aina, kun opiskeluhuollon järjestäjä on viranomainen.

Julkisuuslaissa säädetään salassapitovelvoitteista, joita on sen mukaan kolmenlaisia: asiakirjasalaisuus, vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto. Niiden sisältö määräytyy seuraavasti:

Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin julkisuuslain 24 §:ssä säädetään. Opiskeluhuollon kannalta erityisen merkittäviä ovat seuraavat säännöksen kohdat:

Tietyin edellytyksin salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka:

Oikeus poiketa salassapitovelvollisuudesta

Opiskeluhuollossa salassapitovelvollisuus turvaa keskeisesti opiskelijan ja hänen asiansa käsittelyyn osallistuvien läheisten yksityiselämän suojaa ja myös luottamuksen suojaa. Luottamus on opiskelijan – ja tilanteen mukaan hänen huoltajiensa ja muiden läheistensä – oman motivaation ohella ehdoton edellytys yksilökohtaisen opiskeluhuollon onnistumiselle. On kuitenkin tilanteita, joissa salassapitovelvoitteista on oikeus tai velvollisuuskin poiketa. Tässä soveltamisohjeessa käsitellään lähinnä niitä poikkeusperusteita, joista säädetään opiskeluhuoltolaissa, perusopetuslaissa tai julkisuuslaissa, ei hallinnollisiin tarkoituksiin säädettyjä poikkeuksia.

Julkisuuslain mukaan salassa pidettävän tiedon saa antaa mm. silloin, kun luovutus perustuu

Jos salassa pidettävä tieto on tarpeen toimeksiannosta suoritettavaa tehtävää varten, eikä sen poistaminen tehtävään liittyvästä aineistosta ole tarkoituksenmukaista, voidaan esimerkiksi konsultaatio- tai lausuntopyynnössä ilmaista kaikki sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, joita pyydetyn tehtävän hoitamiseksi tarvitaan.

Toimeksianto voi perustua myös muun muassa ostopalvelusopimukseen. Jos esimerkiksi psykologipalvelut ulkoistetaan kokonaan, voidaan koko opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri antaa palvelun tuottajan hoidettavaksi. Palvelun tuottajalla, joka toimii tällöin teknisenä rekisterinpitäjänä, on kuitenkin oikeus tallentaa ja muutoin käsitellä siihen sisältyviä tietoja vain toimeksiannon edellyttämiä tehtäviä hoitaakseen. Varsinaisena rekisterinpitäjänä säilyy edelleen toimeksiantaja.

Opiskeluhuollon kuraattoritoimintaa koskeva ostopalvelusopimus on laadittava siten kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa säädetään, ja samoja periaatteita voidaan hyödyntää myös psykologipalveluihin.

Opiskeluhuoltolaissa, perusopetuslaissa sekä opiskeluhuollon palveluita koskevissa potilaslaissa ja sosiaalihuollon asiakaslaissa on tarkempia säännöksiä siitä, millä perusteilla opiskeluhuollon rekistereihin sisältyviä tietoja saa antaa sivullisille. Siltä osin kuin opiskeluhuoltolaissa nimenomaisesti säädetään toisin, koulun henkilöstö sekä myös terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt saavat opiskeluhuoltoasiassa antaa toisilleen tietoja, jotka ovat heidän omaa ammattialaansa koskevien säännösten mukaan salassa pidettäviä. Monialaisen asiantuntijaryhmän työssä saatuihin ja opiskeluhuoltorekisteriin tallennettuihin tietoihin sovelletaan opiskeluhuoltolain salassapitoa ja siitä poikkeamista koskevia säännöksiä riippumatta siitä, minkä alan ammattihenkilö ne on laatinut.

Oikeus poiketa salassapitovelvoitteista opiskeluhuollon tehtävissä

Niillä ammattilaisilla, jotka osallistuvat yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen, on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi. Samoin edellytyksin tietoja voi luovuttaa myös opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle. (23.2 §)

Tämä säännös antaa opiskeluhuollossa toimiville eri ammattilaisille rajatun mahdollisuuden keskustella yhdessä siitä, olisiko jollekulle opiskelijalle tarvetta tarjota yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukea – joko yksittäistä opiskeluhuollon palvelua taikka monialaisen asiantuntijaryhmän tukea – sekä siitä, kuka ottaa vastuun asian eteenpäin viemisestä opiskelijan tai tarvittaessa huoltajan kanssa. Säännöksessä rajataan mahdollisuus vaihtaa salassa pidettäviä tietoja kuitenkin vain opiskeluhuollon järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömiin tietoihin. Tässä tarkoituksessa säännös antaa jossain määrin laajemman oikeuden paljastaa salassa pidettäviä tietoja kuin perusopetuslaki, jonka 40 § oikeuttaa edelleen opiskeluhuollon eri tehtävissä toimivat keskustelemaan vain sellaisista salassa pidettävistä seikoista, jotka ovat välttämättömiä opetuksen järjestämiseksi – esimerkiksi yksittäisen oppilaan oppimisen erityisen tuen tarpeen taikka koulu- tai luokkasiirron arvioimiseksi.

Opiskelijan – tai tilanteen mukaan laillisen edustajan – suostumus tarvitaan aina siihen, että monialainen asiantuntijaryhmä voidaan koota opiskelijan tueksi. Monialaisessa asiantuntijaryhmässä on sallittua keskustella juuri tuon ryhmän antaman tuen toteuttamisen kannalta välttämättömistä seikoista riippumatta salassapitovelvoitteista. Tämä antaa mahdollisuuden ilmaista ryhmän jäsenten kesken arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja huomattavasti laajemmin kuin tuen tarpeen arviointi tai sen järjestäminen edellyttävät. Suostumuksen antajaa on informoitava tästä ennen kuin hän antaa suostumuksensa. Näin säilytetään myös opiskelijan – ja tilanteen niin edellyttäessä huoltajan – luottamus ryhmän toiminnan aikana ja sen jälkeen.

Tarkoituksena ei ole ollut, että opiskeluhuollon nimissä muussa tarkoituksessa ilmaistaan yksittäisessä opiskeluhuollon palvelussa saatuja tietoja muille opiskeluhuoltoa toteuttaville. Jos esimerkiksi terveydenhoitaja arvioi, että opiskelija hyötyisi keskustelusta kuraattorin tai psykologin kanssa, mutta ei katso tarpeelliseksi laajemman asiantuntijaryhmän kokoamista tai asian arvioimista opetushenkilöstön edustajien kanssa, on oikea menettely ottaa asia puheeksi suoraan opiskelijan tai hä- nen huoltajansa kanssa henkilökohtaisesti.

On myös täysin sopivaa koota opiskelijan tueksi opiskeluhuollon palveluiden (opiskeluhuollon kuraattori ja psykologi sekä koulu- tai opiskeluterveydenhuolto) eri toimijoiden kesken yhteinen palaveri, jossa nuo osapuolet suostumuksen varaisesti ilmaisevat toisilleen tietoja oman ammattialansa normien ja toimintakäytäntöjen mukaisesti. Näistä ei informoida ilman opiskelijan suostumusta laajemmin muita opiskeluhuollon osapuolia, ellei perusopetuslain 40 § tai opiskeluhuollon tarpeen laajempi selvittely muuta edellytä. Tällöinkin se on luottamuksen säilyttämiseksi syytä tehdä avoimesti niin, että asianomaiset ovat siitä tietoisia, koska koko yksilökohtainen opiskeluhuolto on saajalleen vapaaehtoista ja luottamukseen perustuvaa tukea. Sitä ei voida toteuttaa ilman asianomaisten omaa myötävaikutusta.

Monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenillä on lisäksi oikeus pyytää neuvoa muilta tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta, ja siinä tarkoituksessa ilmaista heille sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, jotka ovat välttämättömiä tuon konsultaation antamiseksi (19.3 §). Konsultaatiota ei kuitenkaan tässäkään tilanteessa voida pyytää sellaiselta asiantuntijalta, jonka osallistumisen monialaisen asiantuntijaryhmän toimintaan opiskelija tai hänen laillinen edustajansa on kieltänyt.

Kuraattorin pyytämään ja antamaan konsultaatioon liittyy erityinen piirre. Sosiaalihuollon asiakaslain 17 § antaa sekä konsultaatiota pyytävälle että sitä antavalle sosiaalihuollon toimijalle oikeuden oma-aloitteisestikin ilmaista sellaisia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä alaikäisen hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi taikka niiden järjestämisesi tai toteuttamiseksi. Edellytyksenä on, että se on tarpeen lapsen edun vuoksi.

Oppimisen tukea (tehostettu ja erityinen tuki) järjestettäessä on perusopetuslaissa velvoite monialaiseen yhteistyöhön opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa (16 ja 17 §). Tämä yhteistyövelvoite voidaan hoitaa konsultoimalla opiskeluhuollon palvelujen henkilöstöä.

Edellä esitetyn lisäksi uudet opiskeluhuoltoa koskevat säännökset oikeuttavat opiskeluhuollon eri toimijat tekemään salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoituksen poliisille väkivallan uhkasta oma-aloitteisesti, jos henkilö saa työ- tai virkatehtävässään tiedon, jonka perusteella arvioi, että jotakuta henkilöä tai hänen läheistään uhkaa väkivalta. Arvioitu uhka voi olla perheen sisäinen tai lähisuhteeseen liittyvä taikka esimerkiksi toiseen opiskelijaan, työntekijään tai oppilaitokseen kohdistuva.

Tietojen luovutukseen liittyvät pyynnöt ja kirjaukset

Kun joku pyytää opiskeluhuollon rekistereihin tallennettuja tietoja, on luovutuspyyntö syytä vaatia etukäteen kirjallisena ja perusteltuna. Pyynnöstä on ilmettävä säännös, johon luovutus perustuu tai asiakkaan kirjallinen suostumus sekä riittävä tilanteen ja tiedontarpeen kuvaus. Näin tietojen luovuttaja voi varmistua siitä, että luovutus on lainmukainen ja arvioida, mitä tietoja pyytäjä tarvitsee ja on oikeutettu saamaan. Erittäin kiireellisessä tilanteessa (esimerkiksi selvitettäessä lastensuojelun kiireellisen sijoituksen tarvetta) voi ensin suullisestikin selvittää pyynnön perusteet ja pyytää lähettämään kirjallisen luovutuspyynnön myöhemmin. Tällöin on kuitenkin aina varmistuttava (esimerkiksi soittamalla itse sosiaalipäivystyksen numeroon), että puhelimitse asioitaessa tietoja pyytävä on juuri se, joka ilmoittaakin olevansa.

Tietojen luovutuksesta tehdään asianomaisten säännösten mukaiset kirjaukset siihen opiskeluhuollon rekisteriin, josta tiedot luovutetaan. Potilasasiakirjamerkinnöistä on potilasasiakirja-asetuksen mukaan ilmettävä, milloin, mitä tietoja ja kenelle on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut sekä onko luovutus perustunut lakiin vai kirjalliseen, suulliseen tai asiayhteydestä ilmenevään suostumukseen. Myös tieto siitä, että potilas on kieltänyt luovutuksen, on tehtävä merkintä.

Kuraattorin asiakasasiakirjoihin kirjataan asiakasasiakirjalain mukaan, mitä tietoja, kenelle, milloin ja mihin käyttötarkoitukseen on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut, sekä luovutuksen perusteena oleva säännös tai suostumusta koskevat tiedot. Jos opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja annetaan sivulliselle, on kertomukseen opiskeluhuoltolain mukaan merkittävä, millä perusteella ja mitä tietoja on luovutettu sekä kenelle sivulliselle.

Oikeus antaa tietoja sivulliselle

Opiskeluhuoltolain mukaan tietoja, jotka on tallennettu opiskeluhuoltorekisteriin monialaisen asiantuntijaryhmän työskentelyn yhteydessä, saa antaa sivulliselle vain, jos siihen on

Opiskelija itse on aina säännöksessä tarkoitettu asianomainen henkilö. Henkilö, jonka suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty ja jonka suostumus tarvitaan, saattaa kuitenkin olla muukin kuin opiskelija. Jos opiskelijan läheinen (esimerkiksi vanhempi) on oppilaan asiaa käsiteltäessä kertonut itse itsestään ja muista yksityishenkilöistä salassa pidettäviä tietoja, ne on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaan kirjattava erilliseen asiakirjaan (ShAaL 20 §). Noiden tietojen osalta tiedot kertonut läheinen on henkilö, jonka suostumus tarvitaan.

Alaikäisen tai täysi-ikäisen vajaavaltaisen osalta suostumuksen antaa hän itse, jos hän kykenee arvioimaan annettavan suostumuksen merkityksen. Laillinen edustaja, jota säännöksessä tarkoitetaan, on alaikäisen huoltaja tai esimerkiksi täysi-ikäisen kehitysvammaisen edunvalvoja, mikäli edunvalvojalla on edunvalvojamääräyksensä perusteella valtuus päättää tämän henkilökohtaisista asioista.

Jos tietoja luovutetaan sivulliselle suostumuksella, on suostumuksen oltava kirjallinen. Se on myös yksilöitävä siten, että suostumuksesta voidaan päätellä, mitä tietoja, kenelle ja missä tarkoituksessa saa antaa.

Jos opiskeluhuoltorekisterin salassa pidettäviä tietoja luovutetaan pyynnöstä lain nojalla sivulliselle, on tiedon pyytäjän perusteltava pyyntönsä, selvitettävä mihin tarkoitukseen hän tietoja pyytää sekä esitettävä, minkä säännöksen nojalla hän on oikeutettu tiedot saamaan. Pyyntö on syytä aina vaatia kirjallisena ja tallentaa opiskeluhuoltorekisteriin. Esimerkkinä voi mainita pyynnön, jonka rehtori tekee saadakseen rekisteristä sellaiset välttämättömät tiedot, joita hän tarvitsee perusopetuksessa erityisen tuen päätöksen pohjaksi. Ne voidaan ja tuleekin luovuttaa perusopetuslain 40.2 §:n tai 41.4 §:n mukaisesti ilman opiskelijan tai huoltajan suostumusta. Sama henkilö ei kuitenkaan voi sekä pyytää ja käyttää tietoja hallinnollisen päätöksen pohjaksi että tehdä rekisterin vastuuhenkilö- nä päätöstä niiden luovuttamisesta. Nämä tehtävät on erotettava toisistaan.

Jos yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekistereihin sisältyviä tietoja on oikeus luovuttaa, voidaan se toteuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla (21.5 §) Ennen käyttöyhteyden avaamista on luovuttajan kuitenkin varmistuttava, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.

Velvollisuus luovuttaa salassapidettäviä tietoja

Useissa eri laeissa säädetään viranomaisten oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja taikka velvollisuudesta luovuttaa niitä tietylle viranomaiselle. Nämä tietojenluovutusvelvoitteet ovat usein erilaisia opiskeluhuoltoa toteuttaville eri ammattiryhmille, eikä niitä ole mahdollista käsitellä kaikkia tässä yhteydessä.

Perusopetuslain 41.4 § velvoittaa sekä yksityiset että julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajat luovuttamaan opetuksen järjestäjälle sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, jotka ovat välttämättömiä oppilaan opetuksen järjestämiseksi.

Kaikkia opiskeluhuollon ammattiryhmiä koskee sosiaalihuollon asiakaslain 20 §, joka velvoittaa sekä yksityisiä että julkisia sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottajia sekä opetuksen ja koulutuksen järjestäjiä luovuttamaan salassa pidettäviä tietoja sosiaalihuollon viranomaisen laissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseksi.

Astetta vaativampi on lastensuojelulain 25 §:ssä säädetty velvollisuus ilmoittaa oma-aloitteisesti sosiaalihuollon viranomaiselle lastensuojelun tarpeessa olevasta lapsesta. Tämä säännös koskee kaikkia opiskeluhuollon toteuttamiseen osallistuvia tahoja. Saman pykälän 3 momentin mukaan heidän on lisäksi ilmoitettava poliisille, kun heillä on tehtävässään tietoon tulleiden seikkojen perusteella syytä epäillä, että lapseen on kohdistettu joko rikoslain (39/1889) 20 luvussa seksuaalirikoksena rangaistavaksi säädetty teko taikka rikoslain 21 luvussa tarkoitettu henkirikos tai sellainen pahoinpitely, joka ei ole kokonaisuutena arvostellen vähäinen ottaen huomioon väkivallan, ruumiillisen koskemattomuuden loukkauksen tai terveyden vahingoittamisen vähäisyys taikka muut rikokseen liittyvät seikat.

Sosiaalihuollon asiakaslain 18 § velvoittaa opiskeluhuollon kuraattoria antamaan poliisille, syyttä- jälle ja tuomioistuimille tietoja tietyin edellytyksin ja toisaalta oikeuttaa luovuttamaan niitä omaaloitteisestikin tietyin kriteerein. Terveydenhuollon ammattihenkilöitä puolestaan koskee todistamiskielto, joka sallii tietojen luovuttamisen näille tahoille vain rajatuin perustein.

Uuden sosiaalihuoltolain 35 §:ssä säädetään velvollisuudesta ohjata henkilö, jonka sosiaalihuollon tarve on ilmeinen, hakemaan sosiaalipalveluja, taikka hänen luvallaan ottaa yhteyttä kunnan sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen, jotta tuen tarve arvioitaisiin. Jos suostumusta ei voida saada ja henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan, taikka jos lapsen etu sitä välttämättä vaatii, on salassapitosäännösten estämättä tehtä- vä viipymättä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta. Mainitut velvoitteet koskevat kaikkia opiskeluhuollossa toimivia.