Opiskeluhuoltolain mukaan koulutuksen järjestäjä ei saa käyttää opiskeluhuollon rekisteriin sisältyviä tietoja muuhun kuin ko. yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen, ellei laissa säädetä toisin (21 §).

Salassapitovelvollisuus merkitsee, että salassapitovelvollinen ei saa antaa sivullisille yksilökohtaisen opiskeluhuollon asiakirjoihin sisältyviä tai muutoin tietoonsa saamia yksittäistä opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole:

1. ao. henkilön suostumusta tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa suostumusta; taikka

2. tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa säännöstä.

Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei osallistu asianomaisen opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon tarpeen selvittämiseen tai sen toteutukseen tai niihin liittyviin tehtäviin.

Salassapitovelvollisia ovat opiskeluhuoltolain mukaan:

• Oppilaitoksen henkilöstö
• Opiskeluhuollon palveluja toteuttavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt taikka heidän toimeksiannostaan tai muutoin heidän lukuunsa opiskeluhuollon toimenpiteisiin osallistuvat ammattihenkilöt
• Opetusharjoittelua suorittavat
• Muut opetuksen tai yksilökohtaisen opiskeluhuollon toteutukseen osallistuvat
• Opetuksen ja koulutuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten jäsenet.

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekistereihin tallennettavien tietojen käsittelyyn sovelletaan aiemmin mainittujen erityislakien ohella yleislakeina ensisijaisesti julkisuuslakia ja toissijaisesti henkilötietolakia (523/1999). Julkisuuslakia sovelletaan aina, kun opiskeluhuollon järjestäjä on viranomainen.

Julkisuuslaissa säädetään salassapitovelvoitteista, joita on sen mukaan kolmenlaisia: asiakirjasalaisuus, vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto. Niiden sisältö määräytyy seuraavasti:

• Asiakirjasalaisuus merkitsee, että asiakirjaan tallennettua salassa pidettävää tietoa ei saa antaa sivulliselle (JulkL 22 §).
• Vaitiolovelvollisuus merkitsee, että salassa pidettävää tietoa ei saa ilmaista sivulliselle muullakaan tavoin, kuten suullisesti tai esimerkiksi nyökkäämällä tai pudistamalla päätä tai erilaisin ilmein (JulkL 23 §). Vaitiolovelvollisuus on jossain määrin laajempi kuin asiakirjasalaisuus, koska sen piiriin kuuluvat myös sellaiset salassa pidettävät tiedot, joita ei ole tallennettu asiakirjoihin.
• Hyväksikäyttökielto merkitsee, että salassa pidettävää tietoa ei saa käyttää omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen henkilön vahingoksi muussa kuin siinä tarkoituksessa, jossa tieto on saatu (JulkL 23 §). Tämä vaikuttaa rajoittavasti siihen, kuka voi käytännössä toimia monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenenä tai opiskeluhuoltorekisterin vastuuhenkilönä, jotta tehtävässä saadut tiedot eivät muodostu esteeksi tehdä opiskelijaa koskevia perusteltuja hallinnollisia toimia tai niihin liittyviä päätöksiä taikka päätöksiä, jotka koskevat tiedon luovuttamista.

Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä opiskelijaa tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin julkisuuslain 24 §:ssä säädetään. Opiskeluhuollon kannalta erityisen merkittäviä ovat seuraavat säännöksen kohdat:

Tietyin edellytyksin salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka:

• koskevat onnettomuuksiin varautumista tai niiden selvittämistä
• koskevat opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa
• sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä.