Niillä ammattilaisilla, jotka osallistuvat yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen, on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi. Samoin edellytyksin tietoja voi luovuttaa myös opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle. (23.2 §)

Tämä säännös antaa opiskeluhuollossa toimiville eri ammattilaisille rajatun mahdollisuuden keskustella yhdessä siitä, olisiko jollekulle opiskelijalle tarvetta tarjota yksilökohtaisen opiskeluhuollon tukea - joko yksittäistä opiskeluhuollon palvelua taikka monialaisen asiantuntijaryhmän tukea - sekä siitä, kuka ottaa vastuun asian eteenpäin viemisestä opiskelijan tai tarvittaessa huoltajan kanssa. Säännöksessä rajataan mahdollisuus vaihtaa salassa pidettäviä tietoja kuitenkin vain opiskeluhuollon järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömiin tietoihin. Tässä tarkoituksessa säännös antaa jossain määrin laajemman oikeuden paljastaa salassa pidettäviä tietoja kuin perusopetuslaki, jonka 40 § oikeuttaa edelleen opiskeluhuollon eri tehtävissä toimivat keskustelemaan vain sellaisista salassa pidettävistä seikoista, jotka ovat välttämättömiä opetuksen järjestämiseksi – esimerkiksi yksittäisen oppilaan oppimisen erityisen tuen tarpeen taikka koulu- tai luokkasiirron arvioimiseksi.

Opiskelijan - tai tilanteen mukaan laillisen edustajan - suostumus tarvitaan aina siihen, että monialainen asiantuntijaryhmä voidaan koota opiskelijan tueksi. Monialaisessa asiantuntijaryhmässä on sallittua keskustella juuri tuon ryhmän antaman tuen toteuttamisen kannalta välttämättömistä seikoista riippumatta salassapitovelvoitteista. Tämä antaa mahdollisuuden ilmaista ryhmän jäsenten kesken arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja huomattavasti laajemmin kuin tuen tarpeen arviointi tai sen järjestäminen edellyttävät. Suostumuksen antajaa on informoitava tästä ennen kuin hän antaa suostumuksensa. Näin säilytetään myös opiskelijan – ja tilanteen niin edellyttäessä huoltajan – luottamus ryhmän toiminnan aikana ja sen jälkeen.

Tarkoituksena ei ole ollut, että opiskeluhuollon nimissä muussa tarkoituksessa ilmaistaan yksittäisessä opiskeluhuollon palvelussa saatuja tietoja muille opiskeluhuoltoa toteuttaville. Jos esimerkiksi terveydenhoitaja arvioi, että opiskelija hyötyisi keskustelusta kuraattorin tai psykologin kanssa, mutta ei katso tarpeelliseksi laajemman asiantuntijaryhmän kokoamista tai asian arvioimista opetushenkilöstön edustajien kanssa, on oikea menettely ottaa asia puheeksi suoraan opiskelijan tai hä- nen huoltajansa kanssa henkilökohtaisesti.

On myös täysin sopivaa koota opiskelijan tueksi opiskeluhuollon palveluiden (opiskeluhuollon kuraattori ja psykologi sekä koulu- tai opiskeluterveydenhuolto) eri toimijoiden kesken yhteinen palaveri, jossa nuo osapuolet suostumuksen varaisesti ilmaisevat toisilleen tietoja oman ammattialansa normien ja toimintakäytäntöjen mukaisesti. Näistä ei informoida ilman opiskelijan suostumusta laajemmin muita opiskeluhuollon osapuolia, ellei perusopetuslain 40 § tai opiskeluhuollon tarpeen laajempi selvittely muuta edellytä. Tällöinkin se on luottamuksen säilyttämiseksi syytä tehdä avoimesti niin, että asianomaiset ovat siitä tietoisia, koska koko yksilökohtainen opiskeluhuolto on saajalleen vapaaehtoista ja luottamukseen perustuvaa tukea. Sitä ei voida toteuttaa ilman asianomaisten omaa myötävaikutusta.

Monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenillä on lisäksi oikeus pyytää neuvoa muilta tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta, ja siinä tarkoituksessa ilmaista heille sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, jotka ovat välttämättömiä tuon konsultaation antamiseksi (19.3 §). Konsultaatiota ei kuitenkaan tässäkään tilanteessa voida pyytää sellaiselta asiantuntijalta, jonka osallistumisen monialaisen asiantuntijaryhmän toimintaan opiskelija tai hänen laillinen edustajansa on kieltänyt.

Kuraattorin pyytämään ja antamaan konsultaatioon liittyy erityinen piirre. Sosiaalihuollon asiakaslain 17 § antaa sekä konsultaatiota pyytävälle että sitä antavalle sosiaalihuollon toimijalle oikeuden oma-aloitteisestikin ilmaista sellaisia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä alaikäisen hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi taikka niiden järjestämisesi tai toteuttamiseksi. Edellytyksenä on, että se on tarpeen lapsen edun vuoksi.

Oppimisen tukea (tehostettu ja erityinen tuki) järjestettäessä on perusopetuslaissa velvoite monialaiseen yhteistyöhön opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa (16 ja 17 §). Tämä yhteistyövelvoite voidaan hoitaa konsultoimalla opiskeluhuollon palvelujen henkilöstöä.

Edellä esitetyn lisäksi uudet opiskeluhuoltoa koskevat säännökset oikeuttavat opiskeluhuollon eri toimijat tekemään salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoituksen poliisille väkivallan uhkasta oma-aloitteisesti, jos henkilö saa työ- tai virkatehtävässään tiedon, jonka perusteella arvioi, että jotakuta henkilöä tai hänen läheistään uhkaa väkivalta. Arvioitu uhka voi olla perheen sisäinen tai lähisuhteeseen liittyvä taikka esimerkiksi toiseen opiskelijaan, työntekijään tai oppilaitokseen kohdistuva.

Kun joku pyytää opiskeluhuollon rekistereihin tallennettuja tietoja, on luovutuspyyntö syytä vaatia etukäteen kirjallisena ja perusteltuna. Pyynnöstä on ilmettävä säännös, johon luovutus perustuu tai asiakkaan kirjallinen suostumus sekä riittävä tilanteen ja tiedontarpeen kuvaus. Näin tietojen luovuttaja voi varmistua siitä, että luovutus on lainmukainen ja arvioida, mitä tietoja pyytäjä tarvitsee ja on oikeutettu saamaan. Erittäin kiireellisessä tilanteessa (esimerkiksi selvitettäessä lastensuojelun kiireellisen sijoituksen tarvetta) voi ensin suullisestikin selvittää pyynnön perusteet ja pyytää lähettämään kirjallisen luovutuspyynnön myöhemmin. Tällöin on kuitenkin aina varmistuttava (esimerkiksi soittamalla itse sosiaalipäivystyksen numeroon), että puhelimitse asioitaessa tietoja pyytävä on juuri se, joka ilmoittaakin olevansa.

Tietojen luovutuksesta tehdään asianomaisten säännösten mukaiset kirjaukset siihen opiskeluhuollon rekisteriin, josta tiedot luovutetaan. Potilasasiakirjamerkinnöistä on potilasasiakirja-asetuksen mukaan ilmettävä, milloin, mitä tietoja ja kenelle on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut sekä onko luovutus perustunut lakiin vai kirjalliseen, suulliseen tai asiayhteydestä ilmenevään suostumukseen. Myös tieto siitä, että potilas on kieltänyt luovutuksen, on tehtävä merkintä.

Kuraattorin asiakasasiakirjoihin kirjataan asiakasasiakirjalain mukaan, mitä tietoja, kenelle, milloin ja mihin käyttötarkoitukseen on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut, sekä luovutuksen perusteena oleva säännös tai suostumusta koskevat tiedot. Jos opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja annetaan sivulliselle, on kertomukseen opiskeluhuoltolain mukaan merkittävä, millä perusteella ja mitä tietoja on luovutettu sekä kenelle sivulliselle.