Opiskeluhuollon kertomukset ja rekisterit
Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan opiskeluhuollon kertomuksiin, jotka tallennetaan eri rekistereihin. Näitä asiakaskertomuksia ja rekistereitä koskevat eri säännökset riippuen siitä, missä tehtävässä ja käyttötarkoituksessa tiedot tallennetaan. Rekisterinpitäjänä toimii se taho, jolla on järjestämisvastuu kustakin tehtävästä.
On huomattava, että opetuksen tai koulutuksen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarkoitetut oppilas- ja opiskelijarekisterit eivät kuulu opiskeluhuoltolain piiriin. On myös huomattava, että opiskeluhuollon psykologin kertomusten rekisteri ja opiskeluhuollon kuraattorin kertomusten rekisteri on käyttötarkoituksensa vuoksi pidettävä erillään järjestämisvastuussa olevan rekisterinpitäjän muista rekistereistä.
On huomattava, että opetuksen tai koulutuksen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarkoitetut oppilas- ja opiskelijarekisterit eivät kuulu opiskeluhuoltolain piiriin. On myös huomattava, että opiskeluhuollon psykologin kertomusten rekisteri ja opiskeluhuollon kuraattorin kertomusten rekisteri on käyttötarkoituksensa vuoksi pidettävä erillään järjestämisvastuussa olevan rekisterinpitäjän muista rekistereistä.
Opiskeluhuollon rekisterit
1. Opiskeluhuoltorekisteri, jota ylläpitää koulutuksen järjestäjä;
2. Neuvolan, kouluterveydenhuollon ja opiskeluterveydenhuollon potilasrekisterit, jotka ovat osa järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekisteriä;
3. Opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekistereistä;
4. Opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan rekistereistä.
Kaikkiin näihin asiakirjoihin kuitenkin sisältyy usein sosiaali- ja/tai terveydenhuollon arkaluonteisia henkilötietoja. Niiden salassapito ja suojaaminen edellyttävät aina, että sanotuista rekistereistä vastaavat henkilöt tuntevat kyseisten tietojen käsittelyä koskevat erityissäännökset. Kuhunkin rekisteriin sisältyviä tietoja saa käsitellä ja hyödyntää vain siinä käyttötarkoituksessa, jossa ne on tallennettukin.
Poikkeuksen edellä esitetystä voi tehdä vain, jos laki tai asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa lainmukainen suostumus sen sallivat. Esimerkiksi potilastietoja saa luovuttaa vain kirjallisella suostumuksella toiselle rekisterinpitäjälle tai samallekin rekisterinpitäjälle toiseen käyttötarkoitukseen, ellei laki erityisin perustein oikeuta tai velvoita luovuttamaan tietoja.
Tällainen lakiin perustuva oikeus koskee muun muassa opiskeluhuoltolaissa säädettyä monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenten keskinäistä tietojenvaihtoa ja perusopetuslain 40 §:ssä säädettyä oikeutta ilmaista opiskeluhuollon toimijoille sekä oppilaan opettajille, rehtorille ja opetuksesta vastaavalle viranomaiselle opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja. Jos oikeus saada tai luovuttaa kaikki tarpeelliset salassa pidettävät tiedot perustuu lakiin, ei suostumusta pidä pyytää lainkaan - suostumuksella ei tällöin ole oikeudellista merkitystä, eikä opiskelijan tai huoltajan kielteinen kanta voi luovutusta estää. Tosin asiakasta on yleensä luottamuksen säilyttämiseksi syytä informoida luovutusoikeudesta tai -velvollisuudesta taikka jo toteutetusta luovutuksesta. Erityinen luottamusongelma syntyy, jos opiskelija tai huoltaja ensin kysyttäessä kieltää antamasta tietojaan, mutta ne annetaan myöhemmin kuitenkin perusopetuslain 40.2 §:n tai 41.4 §:n perusteella opiskelijan opetuksen asianmukaiseksi järjestämiseksi.
Saman rekisterinpitäjän alaisena tai toimeksiannosta toimiva ammattihenkilö saa henkilötietolain perusteella käsitellä omalla tehtäväalueellaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä edellyttämin tavoin. Esimerkiksi opiskeluhuollon kuraattori on oikeutettu ilman erillistä suostumusta käsittelemään myös muiden opiskeluhuollon kuraattoreiden opiskelijasta laatimia asiakaskertomuksia ja muita opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteriin tallennettuja asiakasasiakirjoja, jotka ovat tarpeen hänen hoitaessaan omia työtehtäviään. Asiakasrekisterit ovat opiskelijakohtaisia, eivät työntekijäkohtaisia.
Periaate on kaikissa opiskeluhuollon kertomuksissa sama kuin terveydenhuollossa, jossa kukin ammattihenkilö laatii potilaskertomukseen omat kirjauksensa. Seuraava saman rekisterinpitäjän toimeksiannosta samaa potilasta hoitava ammattihenkilö on oikeutettu lukemaan ne suostumusta kysymättä, kun se on perusteltua hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja potilaan tilanteen arvioimiseksi. Hyvään käytäntöön nimenomaisesti kuuluu, että esimerkiksi lääkäri tai terveydenhoitaja paneutuu jo ennen vastaanottoa potilaan tilanteesta ja toteutetuista toimenpiteistä aiemmin tallennettuihin tietoihin. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun hän jatkaa toisten ammattihenkilöiden aiemmin toteuttamaa hoitoa ja tutkimuksia, tai kun niillä voi olla vaikutusta potilaan tilanteen arvi oinnissa. Kirjausten keskeinen tehtävä on välittää aiemmin asiaa hoitaneiden tekemät havainnot sekä heidän toteuttamansa toimenpiteet ja tilanteeseen liittyvät ammatilliset käsityksensä seuraaville hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja kokonaiskäsityksen luomiseksi.
Muita rekistereitä
Opiskeluhuollon palveluista vastaavat ammattihenkilöt laativat asiakastyön edellyttämät kirjaukset omaa ammattialaansa koskevien säännösten mukaisesti. Siten koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö sekä opiskeluhuollon psykologit kirjaavat opiskelijoiden yksilötapaamiset potilaskertomuksiin sekä muihin potilasasiakirjoihin. Ne tallennetaan käyttötarkoituksensa mukaisesti toiminnan järjestämisestä vastaavan rekisterinpitäjän potilasrekisteriin sekä siitä erilliseen opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteriin. Potilastietojen käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (potilaslaki) ja sen nojalla annetussa potilasasiakirja-asetuksessa sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetussa laissa (159/2007, asiakastietolaki).
Kuraattorit puolestaan kirjaavat opiskelijan yksilökäynnit opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joka tallennetaan opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteriin. Siihen tallennettujen tietojen salassapitoon ja tietojen luovutustilanteisiin sovelletaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia (812/2000, sosiaalihuollon asiakaslaki) sekä sosiaalihuoltoon soveltuvin osin asiakastietolakia. Opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin sovelletaan lisäksi uuden sosiaalihuoltolain (1301/2014) säännöksiä sekä palveluissa syntyviin asiakaskertomuksiin ja muihin asiakasasiakirjoihin uutta lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, asiakasasiakirjalaki). Molemmat lait tulivat voimaan 1.4.2015.
Jos koulutuksen järjestäjä toimii opiskeluhuollon psykologin potilasrekisterin tai opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä, sen on nimettävä näille rekistereille sanotun alan ammattipätevyyden omaava vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö huolehtii kyseiseen toimintaan liittyvien tietojen asianmukaisesta rekisterinpidosta sekä päättää vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta niille, joilla on tiedon saantiin lain mukaan oikeus.
Edellä esitetyn lisäksi potilas- ja asiakasrekistereihin sähköisesti tallennettujen potilastietojen sekä sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn sovelletaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, asiakastietolaki). Lakia sovelletaan tietyin osin riippumatta siitä, onko rekisterinpitäjä liittynyt valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon, Kantaan, vai ei taikka siitä, onko rekisterinpitäjä viranomainen vai yksityinen palvelunantaja.
Asiakastietolain 2 luvussa säädetään asiakastietojen sähköisen käsittelyn yleisistä vaatimuksista. Näihin kuuluu muun muassa velvollisuus pitää rekisteriä omien asiakastietojärjestelmien ja asiakasrekistereiden käyttäjistä ja näiden käyttöoikeuksista. Asiakastietojen kaikesta käytöstä ja luovutuksista on kerättävä seurantaa varten käyttö- ja luovutuslokirekisterit, joihin kerättävistä tiedoista säädetään laissa yksityiskohtaisesti.
Asiakastietolaissa säädetään myös muun muassa potilas- ja asiakastietojen käsittelyyn käytettäviltä tietojärjestelmiltä edellytettävistä vaatimuksista sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiä käyttävien palvelunantajien velvollisuudesta laatia omavalvontasuunnitelma ja nimetä tietosuojavastaava. Myös koulutuksen järjestäjän on otettava nämä säännökset huomioon ja täytettävä niiden asettamat vaatimukset potilas- ja asiakastietojen käsittelylle, mikäli se päättää järjestää itse kuraattori- ja psykologipalvelut.
Jos koulutuksen järjestäjä toimii opiskeluhuollon psykologin potilasrekisterin tai opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisterin rekisterinpitäjänä, sen on nimettävä näille rekistereille sanotun alan ammattipätevyyden omaava vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö huolehtii kyseiseen toimintaan liittyvien tietojen asianmukaisesta rekisterinpidosta sekä päättää vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta niille, joilla on tiedon saantiin lain mukaan oikeus.
Edellä esitetyn lisäksi potilas- ja asiakasrekistereihin sähköisesti tallennettujen potilastietojen sekä sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn sovelletaan lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, asiakastietolaki). Lakia sovelletaan tietyin osin riippumatta siitä, onko rekisterinpitäjä liittynyt valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon, Kantaan, vai ei taikka siitä, onko rekisterinpitäjä viranomainen vai yksityinen palvelunantaja.
Asiakastietolain 2 luvussa säädetään asiakastietojen sähköisen käsittelyn yleisistä vaatimuksista. Näihin kuuluu muun muassa velvollisuus pitää rekisteriä omien asiakastietojärjestelmien ja asiakasrekistereiden käyttäjistä ja näiden käyttöoikeuksista. Asiakastietojen kaikesta käytöstä ja luovutuksista on kerättävä seurantaa varten käyttö- ja luovutuslokirekisterit, joihin kerättävistä tiedoista säädetään laissa yksityiskohtaisesti.
Asiakastietolaissa säädetään myös muun muassa potilas- ja asiakastietojen käsittelyyn käytettäviltä tietojärjestelmiltä edellytettävistä vaatimuksista sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiä käyttävien palvelunantajien velvollisuudesta laatia omavalvontasuunnitelma ja nimetä tietosuojavastaava. Myös koulutuksen järjestäjän on otettava nämä säännökset huomioon ja täytettävä niiden asettamat vaatimukset potilas- ja asiakastietojen käsittelylle, mikäli se päättää järjestää itse kuraattori- ja psykologipalvelut.