Kuukauden yritysesittelyssä Digisihteerit

Digisihteerit on sihteeri- ja assistenttipalveluihin erikoistunut yritys, jonka yrittäjänä toimii Jenni Kähkönen. Yrityksen virallinen nimi on Nordic Digital Creations Oy, mutta kansankielelle brändäys on tehty nimellä Digisihteerit.

- Olen kehitellyt tätä yritysideaa jo monta vuotta. Perustin toiminimen vuosia aiemmin ja vähän aloittelin toimintaa, mutta aika ei ollut vielä oikea. Digihomma ei ollut vielä silloin niin vauhdissa kuin se on nyt korona-ajan jäljiltä. Lisäksi meille tuli perheenlisäystä, niin elämä vei silloin muihin asioihin. Tällä kertaa perustin osakeyhtiön, koska se mahdollistaa kasvun paremmin kuin toiminimiyrittäjyys. Kasvu on heti alkuasetelmissa ollut päämääränä, Jenni kertoo.

Yrittäjä Jenni Kähkönen perusti Digisihteerit vastaamaan yritysten assistenttityön tarpeisiin.

Ja kasvuun yritys on lähtenyt suunnitellusti; yritys perustettiin elokuussa 2022, ensimmäinen työntekijä on jo palkattuna ja toisen rekrytointi alkaa pian. Jatkuvaa kehitystyötä tehdään ja tarjontaa laajennetaan.

- Tarjoamme lisäkäsiä, tai käytämme nimitystä digikäsiä, yrityksille kaikkeen toimistotekemiseen. Esimerkiksi asiakaspalvelussa voimme hoitaa infon sähköpostit, teemme laskutusta, taustatyötä ja kaikkea mikä liittyy hallinnolliseen arjen pyörittämiseen. Parhaillaan kehittelemme pk-yrityksille digipakettia, johon sisältyy mm. Google-näkyvyys ja asiakashankinta verkosta. Isommille yrityksille tarjoamme johdon assistenttipalvelua, Jenni luettelee.

Asiakaskenttä sisältää kaiken kokoiset yritykset. Kantavana ideana on se, että yrittäjä voi keskittyä ns. tuottavan työn tekemiseen ja Digisihteerit hoitaa toimistotyöt luotettavasti ja ammattitaidolla. Jenni parantaa omaa osaamistaan parhaillaan opiskelemalla Suomen Yrittäjäopistolla digitaalista myyntiä ja markkinointia.

- Opinnot ovat tässä kohtaan todella hyvä ratkaisu, voin hyödyntää koko ajan uutta oppia suoraan yritykseeni ja asiakkaiden käyttöön. Palkitsevinta minusta onkin se, että saamme tuotettua asiakkaalle konkreettista hyötyä, Jenni toteaa.

Jennin tiimissä toimii Aletta Kuru, joka hoitaa työtään etänä Espanjasta käsin.

Digisihteerien toiminta tapahtuu projektiluonteisesti tai kuukausilaskutuksella. Yrittäjä voi sopia tietyn tuntimäärän, jonka hän kuukaudessa palvelua tarvitsee. Tämä on yrittäjälle selkeää, sillä kulu on ennustettava. Työmäärää voidaan jakaa ja jaksottaa kuukausittain, kolmen kuukauden välein tunteja tasataan. Osa asiakkaista haluaa palkata Digisihteerin tiettyyn projektiin.

- Asiakassuhde alkaa usein siten, että asiakas tarvitsee apua johonkin projektiin tai tiettyyn aihealueeseen. Sen jälkeen tilataan lisää johonkin toiseen aihepiiriin tai aloitetaan kuukausilaskutuksella, Jenni kertoo.

Jennin oma työtausta on myynti- ja markkinointitehtävistä, lisäksi hänellä on monipuolinen kokemus erilaisista toimistotehtävistä. Viimeiset 10 vuotta hän on toiminut vakuutusten ja sijoitusten parissa. Yritystoimintaa Jenni pystyy pyörittämään kotoa käsin Ylihärmästä, jossa hän perheineen asuu. Jennin puoliso toimii maatalousyrittäjänä, joten sitäkin kautta yrittäjyys on tullut tutuksi.

- Yritykset siirtävät entistä enemmän liiketoimintaansa verkkoon ja koronan myötä on huomattu, että etätyö luonnistuu. Tämä on meille eduksi, sillä toimimme täysin etänä. Kilpailevaa toimintaa ei oikeastaan Etelä-Pohjanmaalla ole. Toki on yrittäjiä, jotka tarjoavat markkinointi- tai somemarkkinointipalveluita, mutta en näe heitä oikeastaan kilpailijoina vaan potentiaalisina yhteistyökumppaneina, Jenni toteaa.

Tehokkaat Digisihteerit auttavat yrityksiä joko projektiluotoisesti tai kuukausilaskutuksella.

Vaikka toiminta on verkossa, niin kasvotonta se ei ole. Yritykselle on tärkeää, että asiakkaalle tarjotaan oma vakituinen yhteyshenkilö, jonka kautta asiat hoidetaan.

- Haluamme luoda pitkäaikaista yhteistyötä ja siihen tarvitaan ihmiset ja heidän välinen kommunikaatio. Esimerkiksi nyt työvoimapulan aikana on paljon osa-aikaisia toimistoassistentin paikkoja avoinna, joissa on kova vaihtuvuus. Yrityksiltä menee paljon aikaa henkilön perehdyttämiseen ja kouluttamiseen, joka menee ihan hukkaan, jos työntekijä vaihtuu. Näissä tilanteissa palvelun ulkoistaminen voi olla parempi ratkaisu. Meiltä yritys saa vakituisen yhteyshenkilön, jolla on varahenkilö, Jenni kertoo.

Yrittäjyyden haasteet olivat Jennille tuttuja, mutta vastuu painaa eri tavalla työntekijöiden myötä.

- Eihän yrittäjänä voi heittää hanskoja tiskiin, kun kello on tapissa, vaan työt hoidetaan sovitusti loppuun. Yrittäjänä minulla on vastuu koko yrityksen toiminnasta ja työntekijöistä. Koko ajan pitää olla hereillä myös ympäristön muutoksista, nähdä sen tarjoamat mahdollisuudet ja uhat, onhan siinä tekemistä, naurahtaa Jenni.

- Mutta plussina on sitten oman ajankäytön suunnittelu, siinä on kaikki omissa käsissä. Pidän myös siitä, että saan toteuttaa yrittäjänä omaa näkemystäni, Jenni lisää.

Jennin puheesta kuultaa vahvasti tiimiajattelu; työntekijät eivät ole alaisia vaan tiimin jäseniä. 

- Yrityksen tavoitteena on tarjota asiakkaille joustavaa ja ammattimaista assistenttipalvelua. Pyrin siihen, että asiakkaan oman yhteyshenkilön taustalla on tiimissä monen eri osaamisalueen ammattilaisia. Se on asiakkaalle merkittävä etu, Jenni kiteyttää.